Des notes

Sur cette page, je m’éloigne de l’écrit pour proposer un document de mon cru en rapport avec ma profession : un carnet de notes associé à la publication d’un bulletin. Je propose le document en utilisation libre. Il peut être utilisé avec Excel ou LibreOffice.

Pour la version Excel, le document peut être utilisé sur la version tablette. Couplé à un service de Cloud (Dropbox, OneDrive…), cela devient un outil très polyvalent.

Téléchargez la version Excel avec le lien suivant : carnet-en-ligne

Téléchargez la version LibreOffice en cliquant sur ce lien.

Description

Ce document a deux fonctions :

  • Il permet de collecter les résultats de chaque enfant tout au long d’un cycle : deux années de scolarité.
  • Il génère un bulletin pour chaque enfant.

J’ai choisi volontairement de réaliser ce document sans aucune macro. Il ne contient que des formules et des liaisons de données. Cela a rendu sa conception très longue, mais offre une compatibilité accrue.


Protection et partage

À l’usage, vous remarquerez que certaines zones sont protégées. Il ne s’agit pas d’empêcher une modification profonde du fichier, mais simplement d’empêcher des erreurs de distraction. Les cellules protégées contiennent des formules dont la modification peut entrainer des erreurs. Les utilisateurs avertis peuvent enlever facilement la protection des feuilles en cliquant droit sur l’onglet de la feuille à l’aide de l’option protection.

J’autorise le partage et la modification de ce document. Par contre, vous êtes dans l’obligation de mentionner le nom de l’auteur et du site où vous l’avez téléchargé. N’hésitez pas à m’envoyer le fichier modifié pour partager vos améliorations.


Point de départ

Pour commencer à utiliser le carnet de notes, vous devez remplir la première feuille appelée « classe ». Cette feuille agit sur toutes les autres données du carnet de notes.

Les dates de naissance permettent de calculer l’âge des enfants au mois près. C’est utile parfois pour situer l’enfant dans le cycle par rapport à son âge.

Si un enfant s’ajoute en cours d’année, il faut le placer en fin de liste.


Collecte des résultats

Chaque discipline est contenue dans une feuille de calcul.

La feuille de calcul est constituée de 8 périodes. Les 4 premières pour la première année du cycle, les 4 suivantes pour la deuxième année du cycle.

Chaque interrogation est constituée de deux colonnes :

  • La première colonne représente la note obtenue lors du contrôle.
  • La deuxième permet de réaliser une conversion. Il est obligatoire d’indiquer une valeur pour cette colonne. Si vous ne souhaitez pas réaliser de conversion, indiquez la valeur identique à la note de départ.
  • Les totaux généraux de chaque discipline sont commandés depuis la feuille « classe ».

Les absences sont, bien sûr, prises en compte. Aucune manipulation à faire, laissez la case vide pour le contrôle en question.


Les bulletins

Pour que ces bulletins puissent réellement accompagner l’enfant sur les deux années de son cycle, le bulletin s’imprime sur une seule page recto verso. Au terme du cycle, nous avons donc un bulletin qui reprend l’ensemble du parcours de l’enfant.

Le fichier est conçu de telle façon à ce que la mise en page soit respectée sur n’importe quel ordinateur. Vous pouvez donc facilement utiliser le document sur votre ordinateur personnel et ensuite sur un ordinateur de l’école par exemple. La police est incorporée dans le document ce qui garantit la fiabilité de la mise en page.

Le fichier génère automatiquement une page de bulletin pour chaque enfant : les données introduites dans les feuilles de collecte des notes sont répercutées sur le bulletin de l’enfant.

Le premier bulletin permet de commander tous les autres : vous pouvez, par exemple, modifier les intitulés des branches ou les critères du comportement. Toutes les autres pages sont automatiquement modifiées.

Le bulletin est bien sûr basé sur celui de notre école, libre à vous d’en modifier la mise en page.


Impression et sauvegarde

Les écoles sont de plus en plus équipées de photocopieuses avec des prises USB. Pour éviter d’imprimer les documents chez vous, je vous conseille d’exporter la feuille des bulletins au format PDF : cela vous permettra d’imprimer facilement les documents depuis la photocopieuse ou l’imprimante de votre école.

Pour ma part, j’utilise un service en ligne pour sauvegarder mon fichier. Il en existe de nombreux : Dropbox, Google Drive et bien d’autres. Ces services proposent un espace de stockage gratuit au départ. Cela vous permettra de conserver une copie à jour de votre fichier moyennant une connexion internet.

Le fichier permet de compléter 30 bulletins. Pour éviter d’imprimer les bulletins en excès, il faut réduire la zone d’impression au nombre de bulletins à imprimer.


Des limites

Pour l’instant, une circonstance n’est pas prise en compte : le redoublement d’un enfant. Je n’ai pas encore trouvé une solution efficace et non contraignante pour inclure les notes d’une année complémentaire (toujours dans l’idée de ne pas inclure de macro au fichier).

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